Архивный отдел

You are here

Content

Основные задачи:

– Развитие и совершенствование архивного дела в городе, анализ его состояния.

– Организация и обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов органов местного самоуправления, учреждений и предприятий, находящихся на хранении в отделе.

– Организационно-методическое руководство и организация архивного делопроизводства в органах администрации города, муниципальных учреждениях и предприятиях (далее – организации) – источниках комплектования отдела.

– Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области, находящихся на хранении в архивах организаций – источников комплектования отдела. Осуществление контроля за сохранностью и использованием названных документов.

Функции:

– Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на носителях различных видов.

– Прием на хранение документов по личному составу ликвидируемых негосударственных организаций, зарегистрированных и функционировавших на территории города Тамбова, не имеющих правопреемника или вышестоящей организации, на основании заключенных договоров.

– Разработка и, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного дела Тамбовской области, предоставление на утверждение главе Администрации города Тамбова списка организаций - источников комплектования отдела, ведение систематической работы по его уточнению.

– Осуществление приема документов Архивного фонда Тамбовской области и других архивных документов на хранение в отдел.

– Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в отделе.

– Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным документам, создание автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, справочников о составе документов.

– Проведение проверок сохранности, учета и использования архивных документов в организациях – источниках комплектования отдела.

– Рассмотрение и согласование положений об архивах, экспертных комиссиях и инструкций по делопроизводству организаций – источников комплектования отдела.

– Проведение совещаний, семинаров и консультаций по вопросам организации архивного дела.

– Разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов организаций, повышению квалификации их работников.

– Рассмотрение и предоставление экспертно-проверочной комиссии управления культуры и архивного дела Тамбовской области для утверждения и согласования описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу, номенклатур дел организаций – источников комплектования отдела.

–  Изучение и обобщение результатов работы архивов организаций, распространение их передового опыта.

– Оказание содействия организациям, расположенным на территории города, в обеспечении хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

– Информирование органов администрации города, иных заинтересованных лиц о составе и содержании архивных документов в установленном порядке.

– Исполнение запросов юридических и физических лиц, обращающихся на законном основании, о предоставлении архивной информации, выдача соответствующим образом оформленных архивных справок, выписок, копий документов, информационных писем или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве.

– Организация работы пользователей архивных документов непосредственно в отделе.

– Осуществление приема граждан, рассмотрение заявлений и консультирование по вопросам розыска и принадлежности архивных документов.

– Популяризация архивного дела и архивных документов: оформление выставок по архивным документам, подготовка материалов для средств массовой информации, использование иных средств для достижения указанной цели.